Als Jira Admin heb je, zoals velen, vast weleens vergissingen gemaakt. En dat geeft niets, want van fouten leer je!

In deze blog gaan we in op vijf veelvoorkomende fouten die mensen maken wanneer ze Jira gebruiken én geven we tips en trucs om deze fouten te voorkomen. Jira is een krachtig projectmanagementtool die wordt gebruikt door teams over de hele wereld. Maar zoals met elk softwareprogramma, kan het eerste gebruik moeilijk zijn.

Door deze fouten te begrijpen en te leren hoe je ze kunt vermijden, kun je je tijd efficiënter besteden en beter samenwerken met je team. Lees verder om te ontdekken hoe jij de vijf veelvoorkomende fouten kunt vermijden!

1. Per ongeluk een status hernoemen

Je krijgt het verzoek om een statusnaam van een project te wijzigen, dus pas jij de status, van de actieve workflow, aan van 'In Development' naar 'Development'. Vervolgens publiceer je de workflow, afgevinkt! Toch?

Oeps, nee! Je hebt de statusnaam overal aangepast, waardoor sommige filters niet meer het juiste resultaat geven. Maak je geen zorgen, dit probleem is gemakkelijk op te lossen door een nieuwe 'Development'-status te maken, deze in de workflow te configureren en de filters bij te werken naar de nieuwe statusnaam. Hierna pas je 'Development' weer aan naar 'In Development' en zo maak je de fout weer ongedaan.

2. Users hebben té veel rechten

Een Project Lead vraagt je om medewerkers toegang te geven tot het 'HR' Jira-project, dus pas je de permissies aan, zodat de groep 'Alle Medewerkers' nu de 'Browse Projects'-permissie heeft. Hiermee lijkt het verzoek afgerond te zijn, maar even later ontvang je ineens meldingen dat bepaalde gebruikers nu ook (onterecht) rechten hebben voor bepaalde projecten. Foutje! Wat nu?

Deze fout is te herstellen door het permissieschema aan te passen, zodat niet alle medewerkers toegang hebben. Maak vervolgens een kopie van dit schema en pas deze aan zodat alleen de relevante medewerkers voor dit project 'Browse Projects'-permissie hebben.

3. Dataverlies na verwijderen custom fields

Het komt weleens voor dat bepaalde custom fields op den duur niet meer nodig zijn, zoals op het moment dat er dubbele of soortgelijke velden zijn. Denk aan het veld 'Klant' die meerdere keren is aangemaakt. Een logische vervolgstap kan dan zijn om deze te verwijderen, maar toch is het soms beter om dit niet direct te doen, want dit kan resulteren in ongewenst dataverlies! 

Ga eerst na of de custom fields nog in gebruik zijn. Dit is deels te achterhalen via 'context', maar in het geval van 'global context' kan dit lastig zijn. Om dit gemakkelijker te achterhalen, kan je gebruikmaken van de volgende JQL query: ''(naam custom field) is not EMPTY''. Zo minimaliseer je de kans op dataverlies! 

4. Te veel Jira Admin's

Als Jira Admin kun je diverse wijzigingen doorvoeren. Bij een grote of groeiende Jira-instantie kan dit veel werk opleveren. Wat nog weleens gebeurd, is dat anderen incidenteel of structureel 'gepromoveerd' worden tot administrator door ze de betreffende permissies te geven. Een vaak gehoorde klacht is dat er dan wildgroei en willekeur kan ontstaan. Denk aan een ratjetoe aan custom fields, schema's en geïnstalleerde apps. Hierdoor wordt Jira op den duur minder goed beheersbaar.

Denk daarom na over hoe de juiste governance en een change management proces toegepast kan worden in jouw organisatie (en pas dat toe!).

5. Onbegrip over JQL 

Met Jira Query Language (JQL) kun je op een geavanceerde manier zoeken in Jira, maar door de vele mogelijkheden, zoals beschikbare fields, functions, operators en keywords, kun je soms door de bomen het bos niet meer zien. Je denkt bijvoorbeeld de juiste query gemaakt te hebben, terwijl dit niet zo is.

Om dit probleem verder toe te lichten, maken we gebruik van een voorbeeld uit de praktijk: ''Maak een dashboard met daarop een overzicht van alle hoge prio 'Bugs' en andere issues ouder dan één jaar''.

De initiële JQL was: 'priority = Highest and type = Bug and created > startofYear()'. Het resultaat was een lijst met issues dat op het gewenste resultaat leek, maar de query was fout. De juiste query was: '(priority = Highest AND type = Bug) OR created < startofYear()'. 

Niet goed weten wat de juiste JQL is komt vaak voor. Dit kan zorgen voor incorrecte rapportages, dus wees hier waakzaam op!

Word Jira Admin Pro!
Naast bovenstaande situaties, zijn er nog tal van andere voorbeelden te noemen, maar wij kunnen je helpen om deze problemen te voorkomen/minimaliseren. Avisi heeft ruime kennis én ervaring in het beheren van Jira-omgevingen en we geven trainingen om je op weg te helpen, je kennis een opfrisbeurt te geven óf om je Jira Admin Pro-skills te geven. Deze trainingen wisselen theorie en praktijk af, en je ontvangt tips en trucs op basis van onze best practices. Last but not least: je ontvangt een officieel certificaat vanuit de Atlassian University!

Meer weten? Bekijk alle trainingen en schrijf je in!