Monday.com 101: opzetten & inrichten van deze krachtige tool

Diana Pelgrim

Diana Pelgrim

Published: 19 January, 2022

De kracht van monday.com zit in het inzicht en overzicht van alle taken. Door de vele functionaliteiten is deze tool optimaal te benutten. monday.com biedt zoveel flexibiliteit dat je misschien nog niet weet waar je moet beginnen. Maar geen zorgen! Wij hebben de Must Knows op een rijtje gezet om jou te laten starten met monday.com. Bouw eenvoudig een gebruiksvriendelijke en functionele oplossing die teams en individuen helpt om beter, efficiënter en productiver te werken. Hoe? Dat doe je zo!

Ontdek monday.com

Je leert monday.com het beste kennen door het simpelweg te gebruiken.  Klik hier om een account aan te maken en probeer de basisfunctionaliteiten uit.

  1. Maak je eerste bord aan → Borden zijn dé place to be waar je informatie, voortgangen en statussen bijhoudt. Het kloppende hart van jouw project, takenlijst of CRM. 
  2. Kies een sjabloon → Borden kun je precies aanpassen naar de vorm van jouw workflow. Ook zijn er kant-en-klare sjablonen die je naar wenst kan aanpassen.
  3. Maak een groep → Je hebt nu een bord voor je project, takenlijst of CRM... maar grote kans dat de verschillende taken die je hierop wilt zetten uiteenlopen. Gebruik groepen om overzicht te creëren en taken binnen een bord te sorteren.
  4. Voeg Items toe → Nu je een groep hebt aangemaakt, is het tijd om je bord te vullen met items.  Bewaar relevante informatie onder dit item en wijs een verantwoordelijke aan. Vanaf nu kunnen jij en je collega's hier de voortgang bijhouden!
  5. Voeg kolommen toe → Grote kans dat de informatie binnen jouw workflow nog niet in de juiste kolommen past. Voeg kolommen toe om alle informatie kwijt te kunnen. Er zijn kolommen in alle soorten en maten: status, tekst, datum, bestand en ga zo maar door.
  6. Houd voortgang bij → Vanaf nu kunnen jij en je collega's echt aan de slag. Werk aan de taken op je bord, houdt de status bij. Voeg relevante informatie toe en zet de status op done als je klaar bent! 🎉 

Liever eerst zien hoe die eindeloze mogelijkheden eruitzien? Bekijk de uitgebreide Knowledge base van monday.com. Ze hebben artikelen over alle functionaliteiten en bieden functionele handleidingen zoals Manage your sales pipeline en Advanced Project Management. Ook als je al op weg bent met monday.com raden we je zeker aan eens te kijken wat de Knowledge base jou te bieden heeft!

 

Schrijf je processen uit en begin globaal

Hoe beter de informatie is die je monday.com stopt, hoe waardevoller monday.com wordt. Zorg ervoor dat je het bedrijfsproces duidelijk hebt uitgeschreven voordat je het in monday.com bouwt. Waar komt de informatie vandaan, waar gaat deze informatie heen, wie moet er op de hoogte zijn en hoe ziet die informatie eruit: zijn het bestanden, opdracht omschrijvingen, categorieën en wat mist of vergeet iedereen áltijd? Denk je het proces goed in kaart te hebben? Controleer dit eens door jezelf de vraag te stellen, welke informatie zou je collega in dit bord missen bij een plotselinge overdracht. Of beter nog, vraag je collega of hij/zij in de door jouw geschetste workflow alle relevante informatie ziet of dat er nog iets mist. 

Als je er zeker van bent hoe je workflow eruitziet kun je deze in monday.com bouwen. Besteedt aandacht aan dit proces. Tevreden over het gebouwde bord? Sla het op als template om deze bij volgende projecten opnieuw te gebruiken. 

Richt je proces op hoofdlijnen in en wees kritisch welke informatie je echt nodig hebt. Is het echt noodzakelijk om alle details in monday.com op te nemen? Horen taken bij elkaar of zijn ze ondergeschikt aan elkaar, groepeer ze dan of maak er sub-taken van. Zo bewaar je het overzicht. Drag en drop al je items naar de juiste plaats binnen een bord.   

 

Maak je eerste dashboard

Dashboards in monday.com laten een overkoepelende weergave zien van projecten. Je kunt een dashboard maken per project of van meerdere projecten samen. Dashboards zijn er om in een oogopslag te zien hoe het ervoor staat met een project en waar aandacht vereist is.  

Dashboards zijn volledig naar eigen wens te in te richten. Maak een dashboard net zoals je een bord maakt: klik op het plusje en kies in plaats van nieuw bord voor een nieuw dashboard.  Bepaal het bord of de borden waarover dit dashboard overzicht moet bieden en voeg je eerste widget toe. Dashboards bestaan uit verschillende widgets 

Veel gebruikte widgets zijn: 

  • 🔋Batterij widget: laat de verdeling over de volledige voortgang zien; welk percentage is al klaar, waar wordt aan gewerkt of is vastgelopen weergegeven in een eenvoudige diagram. 
  • 🗓 Kalender widget: laat aankomende data en evenementen zien die horen bij een project. Met deze kalenderweergave op je dashboard ben je altijd op tijd! 
  • 📊 Grafieken widget: plaats een staafdiagram, cirkeldiagram en/of een lijndiagram op je dashboard. Geef data zoals uitgaven en uren over tijd of per project weer. 
  • 🔢 Nummers widget: snelle weergave van cijfers op je bord. Plaats totaal bestede of geplande uren en uitgave op je dashboard. 

Bekijk alle beschikbaare widgets

Gebruik integraties 

Het is de data in monday.com die het zo krachtig maakt. Integreer e-mail en andere applicaties via het integratie center en synchroniseer ze met monday.com. Gmail of Outlook, Slack en Jira zijn met enkele klikken geïntegreerd en geautomatiseerd.  Zo wordt monday.com de centrale tool vanuit waar je kan werken en vanuit waar je de andere tools bijhoudt. 

De Gmail-/Outlook-integratie biedt een centrale mailbox, ideaal als jij en je collega's een gedeelde mailbox hebben. Of stuur juist een mail vanuit monday.com als een status is veranderd. 

Een integratie met Jira is ook voorhanden en dient als vertaalslag tussen Jira en monday.com. Hierdoor zijn statussen van het development team voor het hele bedrijf inzichtelijk.

Bekijk of er al integraties zijn met de andere tools die je gebruikt. 

Beveilig monday.com

Werk jij met veel mensen in monday.com. Is niet alle informatie voor iedereen bestemd of mag niet ideeën iets aanpassen? Leer de permissie-instellingen kennen.  

Ook kan het voorkomen dat iemand per ongelijk iets verwijderd of verplaats. Wil je er zeker van zijn dat je kollommen en items er volgend week ook nog zijn? Gebruik dan een van de beveiligins opties. 

  • 📝 Geen beperkingen → Work without limits: laat alle gebruikers items, borden en instellingen aanpassen. 
  • 🔐 Beveilig borden → Bepaal wie toegang heeft tot borden, kan aanpassen of kan bekijken. 
  • 🔒 Toegewezen items aanpassen → Laat gebruikers alleen de inhoud van items aanpassen waarop ze zijn toegewezen.  
  • 🔏 Notities plaatsen → Laat collega's borden wel bekijken, niet aanpassen en enkel updates schrijven. 
  • 🔒 Inhoud aanpassen → Laat gebruikers wel alle inhoud binnen een bord aanpassen maar niet de structuur of instellingen van een bord. 

 

Begin vandaag nog met monday.com!

Met dit stappenplan zou je al een mooi begin kunnen maken om jouw organisatie efficiënter en effectiever te laten werken. Er zijn nog veel en veel meer mogelijkheden waarmee monday.com echt het verschil kan maken. Onze consultants staan voor je klaar en helpen je graag om een vliegende start te maken of je huidige monday.com workflow een boost te geven!

Plan een gratis consult

Related blogs

Did you enjoy reading?

Share this blog with your audience!