Complexe Jira-migratie 


Type opdracht:
 Atlassian consultancy
Opdrachtgever: Eén van de grotere supermarktketens van Nederland

Behoefte aan één centrale plek om samen te werken

Onze klant, een bekende Nederlandse supermarktketen, maakt gebruik van Atlassian-software om de agile software- ontwikkeling te ondersteunen. Voor planning, issuetracking en bewaking van voortgang in projecten wordt gebruik gemaakt van Jira Software. Idealiter werken alle teams op dezelfde Jira-omgeving, om zo goed te kunnen rapporteren over de teams heen en de samenwerking tussen teams te stimuleren. Dit is bij deze klant niet het geval: sommige teams werken op een Atlassian Cloud-omgeving, waar andere teams werken op een on-premise omgeving. Deze omgeving wordt gedeeld met meerdere organisaties. Ons is gevraagd een oplossing te bedenken waarbij de on-premise instantie wordt uitgefaseerd en gemigreerd naar de cloud-omgeving.

De uitdagingen

Bij de migratie van een on-premise Jira-instantie naar een Cloud-omgeving komt veel kijken. Dit komt omdat de onderliggende infrastructuur en de manier waarop Jira is opgebouwd sterk van elkaar verschilt. Een aantal uitdagingen die we bij deze Jira migratie tegenkomen zijn:

  • Atlassian Cloud biedt geen optie aan om projecten te importeren (JRACLOUD-31806).
  • De gedeelde omgeving maakt gebruik van Jira 6.3, een versie die niet meer door Atlassian ondersteund wordt (end of life).
  • De gedeelde omgeving mag niet aangepast worden, aangezien er ook andere organisaties op deze omgeving werken.
  • Gebruikersnamen komen niet overeen.

De Jira migratie

Voordat we aan de slag gaan met de daadwerkelijke werkzaamheden, is het belangrijk om iedereen in te lichten over wat er te wachten staat. Hierbij is het belangrijk zowel de positieve aspecten als de negatieve aspecten van de Jira-migratie te benoemen:

  • + Betere samenwerkingsmogelijkheden met andere teams.
  • + Nieuwere Jira-versie met meer functionaliteiten.
  • + Betere rapportagemogelijkheden.
  • - In verband met de Jira-migratie zal er downtime zijn.
  • - Een nieuwe omgeving met een nieuwe configuratie brengt een learning curve met zich mee.

Nadat we het Jira-migratieplan gemaakt hebben, hebben we alle team-leads van de planning op de hoogte gebracht via e-mail en Confluence.

Voorbereiding

Voordat we een migratie uitvoeren, bereiden we deze tot in detail voor. Allereerst hebben we de configuratie zoals deze op de uit te faseren omgeving staat gekopieerd op de doelomgeving. Hier merken gebruikers niets van. Wel hebben we de nieuwe projecten voorlopig dichtgezet op de nieuwe omgeving om verwarring te voorkomen. Je moet er niet aan denken dat de ene helft van de issues aangemaakt wordt op de oude omgeving, en de andere helft op de nieuwe omgeving.

Bij een migratie komen altijd onverwachte uitdagingen naar boven. Daarom hebben we eerst een testmigratie gedaan, om deze uitdagingen vooraf al het hoofd te kunnen bieden, zonder dat gebruikers hier hinder van ondervinden. Zo kwamen we er tijdens de testmigratie achter dat er extra configuratie-aanpassingen nodig waren en dat er gebruikers misten in de doelomgeving.  De testmigratie stelt ons in staat een nauwkeurig runbook te maken om de daadwerkelijke downtime en impact voor de gebruikers te minimaliseren. 

We hebben er bewust voor gekozen te migreren naar een nieuwe Cloud-omgeving omdat de uiteindelijke import alle oude gegevens overschrijft. Mocht er wat fout gaan, dan kan er altijd worden teruggegaan naar de originele omgeving.

Tip: Wij kunnen Atlassian vragen de evaluatie van een Cloud-omgeving van 7 dagen voor jou te verlengen naar een maand.

Uitvoering

De Jira migratie hebben we uitgesplitst in een 6-tal stappen. Onderstaand diagram schetst de uitvoering en welke stappen er nodig zijn. Stap 1, het kopiëren van de configuratie hebben we al in de voorbereidingsfase gedaan. Door deze gedegen voorbereiding hebben we  stap 2, 3 en 4 binnen één dag weten uit te voeren. De laatste stappen en de migratie naar een nieuwe Cloud-omgeving is de volgende dag uitgevoerd. Door deze aanpak hebben we de uiteindelijke downtime kunnen beperken tot ruim een dag. 
Jumbo Migration Case

After care

We hebben met de klant afgesproken dat we in de periode na de Jira-migratie klaar zullen staan om eventuele bevindingen op te lossen. 

Resultaat

  • Eén up-to-date centrale Jira-omgeving
  • Betere rapportagemogelijkheden
  • Meer (kennis)uitwisseling tussen teams
  • Kostenbesparing
  • Een glimlach op het gezicht van klant-medewerkers 
Vind je de case interessant?

Deel deze dan op social media!