Niet alle kennis is vastgelegd in de miljoenen documenten in systemen en op netwerkschijven. Er is ook veel relevante kennis in de hoofden van medewerkers. Kennis die alleen persoonlijk overdraagbaar is. Momenteel kost het ongeveer 2 jaar voordat een nieuwe bedrijfsvoerder volledig is opgeleid. Deze inwerktijd wil PWN verkorten door de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar te stellen voor medewerkers.
Medewerkers vinden het lastig om hun kennis op te schrijven in handboeken en procedurebeschrijvingen. Het idee is om medewerkers de gelegenheid te geven hun kennis te delen met vlogs en instructiefilms. Maar hoe zorg je er nu voor dat de informatie in deze filmpjes eenvoudig te vinden is? En hoe breng je deze informatie in verband met de reeds aanwezige documenten, tekeningen, rapporten etc.
Wij hebben met behulp van artificial intelligence een model getraind om documenten automatisch te metadateren. Dit geldt niet alleen voor tekstdocumenten, zelfs (instructie)filmpjes worden automatisch gemetadateerd. In het door ons ontwikkelde portal wordt de volgorde van de getoonde documenten ondere meer bepaald door bepaalde woordconstructies, hoe vaak en op welke plek in het document/filmpje ze voorkomen. Gebruik je bepaalde woorden aan het begin van een filmpje? Dan verbetert dit de vindbaarheid van het document op die specifieke woorden. Door Named Entity Recognition (NER) te combineren met Elastic Search, is het vinden van informatie een stuk eenvoudiger geworden.