Al sinds 1971 laat het internationale publiek zich meeslepen in de waanzinnige uitvoeringen van het Arnhemse dansgezelschap Introdans. Dit betekent ook dat er al 50 jaar lang informatie wordt bewaard over onder andere de kostuums, choreografie en muziek van deze voorstellingen. Hoe zorg je ervoor dat al deze data veilig en overzichtelijk wordt opgeslagen?
Laten we beginnen bij het begin. Waarom is het nodig om 50 jaar aan balletmateriaal te bewaren? Al die tijd schitteren de dansers van Introdans al op binnen- en buitenlandse tonelen. Vaak worden deze balletten, of specifieke onderdelen ervan, meerdere malen uitgevoerd. Om het reproduceren van voorstellingen mogelijk te maken, moet gedetailleerde informatie over onder andere kostuums, muziek en choreografie gestructureerd opgeslagen worden.
Tot aan de samenwerking met Avisi werd informatie over de voorstellingen opgeslagen in een Excel-bestand. Daarnaast werd aanvullende informatie, zoals productionele gegevens en beeldmateriaal opgeslagen in een standaard mappenstructuur. Medewerkers konden echter afwijken van deze mappenstructuur en hierdoor werd de vindbaarheid van informatie verslechterd. Avisi werd ingeschakeld om mee te denken over een oplossing.
Het vraagstuk vertaalde zich in twee wensen: het minimaliseren van dataverlies en het structureren en vindbaar maken van grote hoeveelheden data. Onze oplossing is het Introdans-archief.
Een belangrijke wens en daarom een functie van deze applicatie is het rollenbeheer. De rol van een gebruiker bepaalt in hoeverre iemand een item kan inzien, wijzigen of verwijderen. Zo kan een productiemedewerker bijvoorbeeld choreografieën wijzigen en verwijderen, maar kan een danser deze alleen bekijken. Om te voorkomen dat items - per ongeluk - definitief verwijderd worden, is een prullenbakfunctie toegevoegd. Alleen admins hebben de mogelijkheid om bestanden definitief te verwijderen óf terug te zetten. Wens nummer één, afgevinkt!
De tweede wens was overzichtelijke en gestructureerde data. Het Introdans-archief is onderverdeeld in meerdere hoofdcategorieën, waaronder choreografieën. Op deze pagina vind je een overzicht van de choreografieën met daarbij een overzicht van de choreografen, programma's en het seizoen. Ook kan er een laag dieper worden gezocht. Zo heeft elke choreografie een eigen pagina met andere belangrijke gegevens, zoals de tijdsduur van de choreografie, premières, reprises en composities. Per uitvoering is er nu ook een bestandsverkenner, waar aanvullende informatie, zoals productionele gegevens en beeldmateriaal, wordt opgeslagen. De zoekfunctionaliteit is geoptimaliseerd door de toepassing van Fuzzy Search, zodat gebruikers zelfs bij het maken van typfouten nog steeds de juiste informatie kunnen vinden. Wens nummer twee, ook afgevinkt!