B2B-Online helpt organisaties bij het realiseren van groei door middel van marketing- en strategieprojecten. In deze trajecten werken verschillende specialisten samen, zoals op het gebied van merkstrategie, campagnes en data. Afhankelijk van de klantvraag worden teams samengesteld die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van projecten.
Om tot een goed voorstel en een effectieve projectstart te komen, doorloopt B2B-Online een intakeproces dat zowel voor nieuwe als bestaande klanten wordt ingezet. In dit proces wordt bepaald waar de behoefte van de klant ligt, welke specialisten betrokken moeten worden en hoe het project globaal wordt ingericht.
De output van dit proces is een planning en uuradvies, dat dient als basis voor het voorstel richting de klant en als startpunt voor de verdere uitvoering.
Het intakeproces bestaat uit meerdere stappen. Het begint met een inventarisatiesessie waarin de klantvraag wordt verkend, gevolgd door verdiepingssessies met verschillende specialisten. In deze sessies wordt verder ingezoomd op specifieke onderdelen van de vraag en wordt input verzameld voor het uiteindelijke voorstel.
In de praktijk blijkt dit proces intensief en gefragmenteerd. Informatie wordt op verschillende manieren verzameld en verwerkt, zoals via aantekeningen, transcripten en samenvattingen. Deze input wordt vervolgens handmatig samengebracht in briefings voor specialisten. Daarbij wordt ook aanvullende context verzameld, bijvoorbeeld uit websites en LinkedIn-profielen.
Daarnaast vraagt het plannen van verdiepingssessies veel afstemming. Meerdere specialisten, accountstrategen en klantcontacten moeten op elkaar worden afgestemd, wat door volle agenda’s regelmatig leidt tot vertraging en extra coördinatie.
Na deze fase wordt een planning en uuradvies opgesteld. Dit document bevat per specialisme de activiteiten, volgorde en ureninschatting en wordt gebruikt als praatplaat richting de klant.
Het samenstellen van deze planning gebeurt grotendeels handmatig. Vaak worden bestaande trajecten als basis gebruikt en aangepast naar de nieuwe situatie. Hoewel dit tijd bespaart, blijft het proces foutgevoelig en afhankelijk van handmatig werk, zeker omdat elke klant om een andere invulling vraagt.
De centrale uitdaging is daarmee tweeledig: enerzijds het verminderen van handmatig werk en afstemming in het intakeproces, en anderzijds het behouden van flexibiliteit en maatwerk richting de klant.
Om deze uitdaging aan te pakken, wordt gekeken naar hoe AI en tooling ondersteuning kunnen bieden binnen het bestaande intakeproces.
Een belangrijk uitgangspunt is het werken vanuit een set van mogelijke activiteiten en processtappen per specialisme. In plaats van telkens opnieuw een planning op te bouwen, kan vanuit deze basis sneller een selectie worden gemaakt die aansluit bij de klantvraag.
AI wordt verkend als middel om dit proces te versnellen. Door met een AI-agent te werken, kan input uit intake- en verdiepingssessies sneller worden vertaald naar een eerste opzet van een planning en uuradvies.
Daarnaast wordt gekeken naar het ondersteunen van terugkerende stappen in het proces, zoals:
Ook wordt gewerkt met een functioneel prototype om wensen en processen visueel te maken. Dit prototype dient als vertrekpunt voor verdere uitwerking en helpt om sneller richting te bepalen.
Het traject laat zien dat de meeste winst zit in het ondersteunen van de intakefase, waar veel handmatig werk en afstemming plaatsvindt.
Daarnaast wordt duidelijk dat niet alle onderdelen van het proces geschikt zijn voor automatisering. Met name het bepalen van de juiste specialisten en het interpreteren van klantbehoeften blijft afhankelijk van menselijke afweging.
Ook blijkt dat het werken met een eerste opzet of prototype helpt om sneller tot afstemming te komen. Door iteratief te werken kan het voorstel stap voor stap worden verfijnd, in plaats van direct volledig uitgewerkt te worden.