De klant aan het stuur in het auditproces in de Solution Studio

De klant aan het stuur in het
auditproces

Een IT-audit staat voor ondernemingen vaak synoniem aan een intensieve 'informatie-pingpong' tussen hen en de IT-auditor. Er wordt gebruik gemaakt van lijsten op te leveren stukken en vragenlijsten die voor klanten niet altijd even duidelijk zijn. De uitleg, het opnieuw opvragen van aanvullende stukken kost beide partijen veel tijd. Kortom, de vraag van onze relatie is: “Hoe transformeer je dit proces van een administratieve last naar een soepele, digitale samenwerking waarbij de klant zelf de regie voert?” In de Avisi Solution Studio ontwierpen we een eerste concept voor dit probleem.

Uitdaging:
Ontwerp een concept applicatie

De vraag van onze cliënt is specifiek. Het is gebaseerd op een duidelijke visie en strategie, waar veel inhoudelijke kennis van de IT-auditor moet worden vertaald naar een applicatie die voldoet aan de wensen en eisen van zowel de auditor als de klantkant. De Avisi Solution Studio is gebruikt om te komen tot een eerste ontwerp en wel als volgt:

• Live requirements: met de auditors zijn live requirements uitgevraagd om een beeld te krijgen van de eisen die gesteld worden aan de applicatie. Het Avisi team heeft ter plaatse user stories gemaakt op basis van het antwoorden-vragen spel met de auditors.
• Solution-studio: de user-stories zijn gebruikt om een eerste front-end te maken als eerste test om vast te stellen – na een goed verzorgde pauze – of het eerste ontwerp al een basis geeft voor succes.
• Presentatie: Avisi presenteert een front-end om vast te stellen of het eerste visuele ontwerp van de front-end past bij de gedachten van de IT-auditor en de basis vormt voor het in ontwikkeling nemen van de back-end en daarmee dus een totaal nieuwe applicatie.

De eerste uitkomst:
Een klikbaar prototype

Om deze uitdaging aan te pakken, is gewerkt aan fysiek eerste ontwerp, waarbij direct zichtbaar werd dat de auditor en klant gezamenlijk binnen één applicatie kunnen werken. Het eerste ontwerp geeft duidelijkheid over waar de klant in het auditproces zit en vice versa voor de auditor. Het laat ook zien dat het mogelijk is om bewijsvoering door de klant en de controle informatie die de IT-auditor nodig heeft met elkaar verbonden zijn. Dit biedt houvast in wat er nodig is en hoe informatie moet worden aangeleverd.

Het proto-type wordt met enthousiasme ontvangen! Immers het laat in korte tijd direct op het scherm zien hoe een dergelijke applicatie eruit kan zien. De IT-auditor is enthousiast, aangezien het ook de ontwikkeltijd aanzienlijk kan inkorten. Immers het schrijven van een functioneel ontwerp en de afstemming met een softwareleverancier heeft naar zijn zeggen wel iets weg van de communicatie tussen klant en IT-auditor in de huidige setting

Nieuwe inzichten:
Efficiëntie en transparante samenwerking

Het traject maakte duidelijk dat de grootste winst niet alleen ligt in automatisering, maar vooral in het zichtbaar gezamenlijk ontwikkelen van de applicatie. Door het combineren van de kennis van de Avisi Solution Studio en de vakkennis van de IT-auditor kwamen ter plaatse nieuwe inzichten tot stand. Vanuit de IT-kennis van Avisi werden aanvullingen gedaan op de visie van de IT-auditor en vice versa. Door deze aanpak zag de IT-auditor vooral een ‘Software Development as a Service’ in plaats van traditionele softwareontwikkeling.

Door het combineren van deze aanpak streeft Avisi ernaar om ontwikkelingstijd sterk in te korten, immers ‘You can get what you see’. Of zoals een van de ontwikkelaars zei: ‘nu hoeven we alleen nog maar een back-end te maken’.

De IT-auditor is enthousiast, immers ook toekomstige eisen en wensen zijn eenvoudig in te passen op een dergelijke werkwijze: “dit werkt zó goed samen, dat mijn manier van werken direct kan worden vertaald naar een applicatie in een acceptabele tijd.” Bovendien kan het doel van het bouwen van een applicatie worden bereikt: een succesvollere, soepeler samenwerking met zijn klanten.