De klant aan het stuur in het auditproces

De klant aan het stuur in het
auditproces

Een IT-audit staat voor ondernemingen vaak synoniem aan een intensieve 'informatie-pingpong' tussen hen en de IT-auditor. Er wordt gebruik gemaakt van lijsten met op te leveren stukken en vragenlijsten die voor klanten niet altijd even duidelijk zijn. De uitleg en het opnieuw opvragen van aanvullende stukken kosten beide partijen veel tijd. Kortom, de vraag van onze relatie is: “Hoe transformeer je dit proces van een administratieve last naar een soepele, digitale samenwerking waarbij de klant zelf de regie voert?” In de Avisi Solution Studio ontwierpen we een eerste concept voor dit probleem.

Uitdaging:
Ontwerp een concept applicatie

De vraag van onze cliënt is specifiek. Deze is gebaseerd op een duidelijke visie en strategie, waarbij veel inhoudelijke kennis van de IT-auditor moet worden vertaald naar een applicatie die voldoet aan de wensen en eisen van zowel de auditor als de klantkant. De Avisi Solution Studio is gebruikt om te komen tot een eerste ontwerp en wel als volgt:

• Eisen en wensen

  Met de auditors zijn de eisen en wensen besproken om een beeld te krijgen van de eisen die gesteld worden aan de applicatie. Het Avisi-team heeft ter plaatse user stories gemaakt op basis van het gesprek tijdens de sessie.

• Solution Studio
  De user stories zijn gebruikt om een eerste front-end te maken. Dit was een eerste test om vast te stellen of het ontwerp al een basis geeft voor succes.
• Presentatie
  Avisi presenteert een front-end om vast te stellen of het eerste visuele ontwerp past bij de gedachten van de IT-auditor en de basis vormt voor het in ontwikkeling nemen van de back-end en daarmee dus een totaal nieuwe applicatie.

De eerste uitkomst:
Een klikbaar prototype

Om deze uitdaging aan te pakken, is gewerkt aan een eerste fysiek ontwerp, waarbij direct zichtbaar werd dat de auditor en klant gezamenlijk binnen één applicatie kunnen werken. Het eerste ontwerp geeft duidelijkheid over waar de klant in het auditproces zit en andersom ook voor de auditor. Het laat ook zien dat het mogelijk is om bewijsvoering door de klant en de controle-informatie die de IT-auditor nodig heeft met elkaar te verbinden. Dit biedt houvast in wat er nodig is en hoe informatie moet worden aangeleverd.

Het prototype wordt met enthousiasme ontvangen. Het laat in korte tijd direct op het scherm zien hoe een dergelijke applicatie eruit kan zien. De IT-auditor is enthousiast, aangezien deze werkwijze ook de ontwikkeltijd aanzienlijk kan inkorten. Het schrijven van een functioneel ontwerp en de afstemming met een softwareleverancier heeft naar zijn zeggen wel iets weg van de communicatie tussen klant en IT-auditor in de huidige setting.

Nieuwe inzichten:
Efficiëntie en transparante samenwerking

Het traject maakte duidelijk dat de grootste winst niet alleen ligt in automatisering, maar vooral in het zichtbaar gezamenlijk ontwikkelen van de applicatie. Door het combineren van de kennis van de Avisi Solution Studio en de vakkennis van de IT-auditor kwamen ter plaatse nieuwe inzichten tot stand. Vanuit de IT-kennis van Avisi werden aanvullingen gedaan op de visie van de IT-auditor en andersom.

Door deze werkwijze ervoer de IT-auditor een duidelijk verschil met traditionele softwareontwikkeling. In plaats van eerst lang te beschrijven wat er gebouwd moet worden, werd tijdens de sessie direct zichtbaar hoe een applicatie eruit kan zien.

Door deze aanpak streeft Avisi ernaar om ontwikkelingstijd sterk in te korten, volgens het principe: ‘What you see is what you get’. Of zoals een van de ontwikkelaars zei: ‘nu hoeven we alleen nog maar een back-end te maken’.

De IT-auditor is enthousiast, omdat ook toekomstige eisen en wensen eenvoudig zijn in te passen in een dergelijke werkwijze: “dit werkt zó goed samen, dat mijn manier van werken direct kan worden vertaald naar een applicatie in een acceptabele tijd.” Bovendien kan het doel van het bouwen van een applicatie worden bereikt: een succesvollere, soepelere samenwerking met zijn klanten.

Waarom de Avisi Solution Studio werkt

Waarom deze aanpak werkt:

• Direct resultaat
  Je ziet meteen of het ontwerp aansluit bij de praktijk.

   

• Geen ruis
  Door de kennis van IT-experts en inhoudelijke experts van onze klanten ter plaatse te combineren, ontstaan inzichten die in een Word-document verloren gaan.

   

• Kortere ontwikkeltijd
  Omdat de front-end al staat en is goedgekeurd, hoeft alleen de achterkant nog gebouwd te worden.

• Intuïtief
  Het werkt zó intuïtief dat een visueel ontwerp meer zegt dan duizend pagina's tekst. Het maakt traditionele, logge documentatie simpelweg overbodig